Quais são as 5 fases do ciclo de vida de um projeto?

martes, 4 de julio de 2023

Realizar um projeto parece fácil, mas existem muitas etapas a serem seguidas, confira neste artigo tudo que você precisa saber sobre as 5 fases do ciclo de vida de um projeto, sua importância, impacto e muito mais. Se deseja se tornar um especialista em gestão de projetos, está no lugar certo!

Se você é estudante de administração e áreas correlatas às ciências sociais aplicadas, como arquitetura e urbanismo e a área de engenharias, sabe que o gerenciamento de projetos é uma das áreas mais escolhidas por profissionais deste ramo. Além de ser bastante rentável, o mercado de trabalho para gerenciamento de projetos não satura tão facilmente. 

Não deixe de conferir: 8 áreas do conhecimento: descubra qual delas você tem vocação

Os projetos são parte fundamental das organizações modernas e seu gerenciamento está no cerne de muitas tarefas profissionais. O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é uma referência de primeira linha para a gestão de projetos, oferecendo diretrizes, normas e ferramentas que auxiliam na realização dessas tarefas. 

Neste artigo, vamos dar uma olhada nas 5 etapas básicas delineadas pelo PMBOK, desde a preparação até a entrega final do projeto, usando exemplos tangíveis e ferramentas práticas para te ajudar a aplicá-las em seu próprio trabalho.

Leia também: O que estudar para ser gerente de projetos?

O que é gestão de projetos e sua importância?

A gestão de projetos é definida como uma metodologia aplicada a técnicas, conhecimentos e habilidades para que um projeto obtenha sucesso, partindo de um objetivo para descobrir quais conhecimentos, habilidades e recursos são necessários para que este seja alcançado. Ademais, são considerados os custos e o prazo previsto para sua realização.

O gerenciamento de projetos também é uma disciplina que se preocupa com o planejamento, execução e controle de projetos, desde sua concepção até o seu encerramento. 

É uma importante área da administração que visa garantir que os objetivos do projeto sejam alcançados dentro do prazo e orçamento estabelecidos.

Além disso, também envolve a tomada de decisões sobre questões como escopo, cronograma, riscos e aquisições. Com a crescente complexidade dos projetos em um mundo cada vez mais competitivo, a gestão de projetos tornou-se indispensável para o sucesso das organizações.

Para que um projeto seja bem sucedido, ele passa por pelo menos 5 etapas, abaixo veja em detalhes, como estas etapas funcionam. 

Indicamos a leitura: As 10 principais áreas de atuação de um administrador

Quais são as 5 fases do ciclo de vida de um projeto?

Compreender o ciclo de vida de um projeto é, afinal, algo extremamente simples. É o conjunto de etapas que o projeto segue desde sua concepção até sua conclusão. Com essa compreensão, os times conseguem desenvolver seu trabalho da melhor maneira, organizando sua execução para que o resultado seja alcançado.

O entendimento das fases de um projeto, pode ajudar a organização a diminuir custos, estima-se que pode ser reduzido até 15% de um projeto, quando evitados os desperdícios e mau desempenho.

As 5 etapas de um projeto vai muito além dos termos "inicio, meio e fim”, cada fase serve a um propósito diferente na busca de alcançar os melhores resultado, entenda como cada fase funciona segundo o PMBOK: 

1. Etapa de iniciação: este é o primeiro estágio do ciclo de vida de um projeto. Nesta etapa, a equipe ainda não têm o aval para pôr o projeto em prática. Por isso, eles devem avaliar de forma abrangente se a proposta é capaz de ser colocada em ação, analisando diversos fatores, como: 

• Objetivo: é a motivação para realizar o projeto, aquilo que será esperado após concluir todas as etapas. Ele normalmente surge a partir da identificação de necessidades dentro da organização, sendo a resolução de algum problema ou uma melhoria específica.
• Gerente do projeto: é quem será o responsável pelo controle e acompanhamento de todos os detalhes. Essa pessoa, irá garantir o andamento das ações, além de comandar as reuniões e apresentações aos stakeholders.
• Prazo estimado: datas são importantes, ainda mais quando se trata de um projeto,  datas de entregas menores também podem ser estipuladas, mas ainda de um modo muito geral, sem muita precisão da real aplicabilidade delas.
• Recursos disponíveis: é o quanto se pretende gastar, tanto em recursos materiais, monetário e pessoais.

Com o projeto de fato aprovado, a Formulação do TAP (Termo de Abertura do Projeto) se faz necessário, este é um documento oficial que reúne todas essas informações levantadas anteriormente e que vai servir de apoio para os gestores nas etapas seguintes.

Pode ser do seu interesse: Qual curso fazer para se tornar gerente?

2. Etapa de planejamento: apesar do impulso para dar início à execução prática, é essencial não ignorar a etapa de planejamento. Prevenir e planejar a ocorrência das principais falhas de um projeto, como a falta de uma visão clara ou metas insuficientes, bem como a má comunicação e estimativas de tempo imprecisas, tenha em mente que planejar exigirá algum tempo e esforço, portanto, aloque apropriadamente uma quantia significativa de tempo logo no início do projeto. O objetivo dessa etapa, portanto, é gerar o plano do projeto, a partir do qual se deve saber:

• Escopo: trabalho necessário para realizar este projeto.
• Cronograma: é a delimitação das entregas, havendo o ordenamento sequencial das atividades e quem é o responsável por cada uma.
• Custos: quanto precisará ser gasto e para que especificamente o dinheiro será destinado. Ter um aprofundamento neste ponto auxilia na identificação de gargalos e otimização dos recursos.
• Riscos: identificar fatores que podem prejudicar o andamento do projeto. São pontos de atenção que devem ser monitorados e, se ocorrerem, devem ter uma solução traçada rapidamente.

3. Etapa de execução: este é o momento em que as ideias ganham vida, colocando o plano em ação. Embora a maior parte do trabalho possa já estar feito antes, não há como contornar os imprevistos. Assim, a medida que o projeto progride, novas alterações, ajustes e atualizações são necessárias para garantir a conclusão de todas as entregas definidas ao longo da jornada, com o objetivo de alcançar o resultado esperado.

4. Etapa de monitoramento: seguindo uma analogia muito simples, como a de assar um bolo, é importante e exige um olhar cuidadoso, conferindo as instruções da receita e verificando o forno a cada 5 minutos para que o topo não fique queimado. Monitorar os projetos também requer a mesma preocupação. Uma dica bastante importante é o uso de ferramentas de gestão de projetos, úteis para aumentar a visibilidade do todo e centralizar a comunicação. 

5. Etapa de encerramento: o trabalho acabou! O time concluiu o projeto, porém, antes de classificar o projeto como um sucesso, é necessário atar as pontas soltas. Após tanto esforço, seus projetos merecem terminar em grande estilo. O fechamento é fundamental para dar ao projeto a conclusão adequada, e para preparar futuros projetos para o êxito. Também é um bom momento para analisar o que pode ser melhorado em um próximo projeto e se erros foram cometidos, como podem ser evitados. 

O encerramento de fato só ocorre com o TEP (Termo de Encerramento do Projeto), o qual garantirá a correta documentação das ações e resultados.

O que é PMBOK?

PMBOK é a sigla para Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Project Management Body of Knowledge). Ele foi desenvolvido pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) e é considerado o padrão para a área. 

O PMBOK já está em sua 7° edição e aborda os fundamentos do gerenciamento de projetos, como planejamento, execução, monitoramento e controle. Além disso, também fornece uma lista detalhada de processos que podem ser seguidos para garantir o sucesso do projeto.

Qual a diferença entre o PMI e o PMBOK?

O PMI (Project Management Institute) é uma organização sem fins lucrativos que tem como objetivo promover e padronizar as melhores práticas de gerenciamento de projetos. 

Já o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia elaborado pelo PMI que descreve os fundamentos do gerenciamento de projetos. Enquanto o PMBOK é mais teórico, o PMI se concentra na aplicação prática das técnicas de gerenciamento de projetos.

Como tirar a certificação PMBOK?

Um fato interessante, que muita gente talvez não saiba ou confunda, é que o PMBOK, não é uma certificação, mas sim um guia de boas práticas, atualizado a cada 4 anos. 

Porém, o PMI (Project Management Institute) oferece 8 certificações em projetos, todos eles com base no guia PMBOK. Cada uma das certificações, exigem requisitos específicos, que auxiliam o desenvolvimento do interessado em se tornar um especialista certificado em gerenciamento de projetos. Não perca tempo e torne-se hoje um especialista certificado em gerenciamento de projetos: 

• Certificação CAPM® - Certified Associate in Project Management
• Certificação PgMP® - Program Management Professional
• Certificação PMI-ACP® - Agile Certified Practitioner
• Certificação PMI-PBA® - PMI - Professional in Business Analysis | Profissional em Análise de Negócios do PMI®
• Certificação PMI-SP® - Schedule Professional
• Certificação PMI-RMP® - Risk Management Professional
• Certificação PMP® - Project Management Professional
• Certificação PfMP® - Profissional de Gestão de Portfólio

Tirar as certificações de forma específica, não te isenta de uma pós-graduação ou MBA na área de projetos, as certificações costumam ser provas difíceis e exigentes, por isso o próprio instituto oferece também aos alunos, aulas preparatórias para as provas. 

Caso você tenha um conhecimento prévio em projetos, pode se sair bem e frente a outros candidatos, conhecimento nunca é demais, inclusive, dependendo da certificação que desejar, é exigido minimamente: 

• Escolaridade Mínima: Ensino médio - Diploma de ensino médio ou equivalente
• Escolaridade Graduação - Diploma de 4 anos (bacharelado ou equivalente global)

Além de um período pré-determinado de experiência em projetos e portfólio de apresentação. 

Se você quer se tornar um gerente de projetos, saiba que é necessário investir em sua carreira e se especializar. O PMI (Project Management Institute) é uma instituição que oferece certificações em gestão de projetos, e o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é o guia de referência para quem busca essas certificações. Se deseja mais informações, entre em contato conosco através do nosso formulário, indicamos à você as melhores faculdades do país, além dos ótimos programas de especialização que também oferecemos. Não perca mais tempo!